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Uno de los principales factores de éxito en la puesta en explotación de un ERP viene constituido por el abanico de servicios que ofrece el fabricante, ya sea de manera directa o a través de las empresas consultoras que constituyen la Red de Partners Certificados. Nuestra metodología de implantación nace de la experiencia acumulada tras más de 20 años de andadura y centenares de implantaciones en empresas de múltiples actividades y tamaños. Este punto nos ha facilitado un profundo conocimiento de las necesidades reales del cliente y nos permite minimizar los plazos de puesta en marcha y el impacto que produce el cambio, tanto en los procesos como en las personas. Fases de nuestra metodología de implantación:
 CONSULTORÍA PREVIA
Empresa y Consultora, analizan los datos de la primera para establecer un plan de actuación y formación así como el calendario de implantación. Es en esta fase donde se determinan las principales figuras del proyecto.
IMPLANTACIÓN Y FORMACIÓN
Comprende la formación tanto de la Dirección como la operativa, así como el traspaso y tratamiento de los datos. En esta fase se adaptan los principales documentos de trabajo de la Empresa.
CONSULTORÍA DE REVISIÓN
El consultor se reúne con los responsables de los departamentos para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados en la Consultoría Previa y el correcto uso de la aplicación y de sus procedimientos.
FORMACIÓN
Directivos: Sesión formativa a los máximos responsables de la Empresa, para informarles sobre la herramienta informática que se va a implantar.
Básica: Con esta formación, se pretende transmitir el conocimiento básico de la aplicación. Se imparte en las instalaciones de la Empresa y se recomienda la asistencia máxima de tres personas, siendo una de ellas el responsable del sistema y monitor para los usuarios finales.
Operativa: Una vez impartida la formación inicial y con el conocimiento adquirido de la aplicación, se imparte una formación en el ámbito operativo. Se trata de una formación que contempla las peculiaridades de la aplicación y de la Empresa. La dedicación de esta formación, es una actividad simultánea con las otras actividades.
PARAMETRIZACIÓN DE LA APLICACIÓN
• Configuración parámetros básicos
• Tablas generales
• Control de accesos y claves
• Costes de centros
• Calendarios de personal y centros
• Personalización Terminal de Taller
• Enlace comercial
• Plan Contable
• Series Modulo comercial y apertura de periodos CARGA DE DATOS
Una vez conocido el método operativo y las necesidades de información del sistema, y en paralelo con la preparación de la prueba piloto, se introducen los datos necesarios de los productos “A” de la Empresa. La carga general de datos será realizada después de la prueba piloto y de la revisión de los parámetros de la aplicación.
PREPARACION DEL MODELO Y PRUEBA PILOTO
Se elegirán uno o dos productos que sean representativos en cada proceso de la actividad productiva de la Empresa, hasta un máximo de seis productos. Se realizará el modelo de producción para una implantación piloto, realizando las pruebas necesarias para comprobar el funcionamiento del modelo diseñado y el procedimiento de utilización de la aplicación.
PUESTA EN MARCHA
El objetivo de esta actividad, es la puesta en funcionamiento del sistema con los datos reales de la Empresa:
• Análisis de resultados de la prueba piloto.
• Revisión de la configuración y parametrización.
• Formación en módulos y procedimiento operativos.
• Puesta en marcha de cada módulo / procedimiento.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
A lo largo del proceso de implantación, se suelen convocar reuniones de seguimiento con motivo de los siguientes hitos:
1.- Inicio del proyecto: Información básica a los responsables de la Empresa.
2.- Fin del análisis: Elaboración y aprobación del planning de actividades, timming y acuerdos en la forma de pago de los vencimientos intermedios.
3.- Fin de parametrización: Revisión de estrategia de carga de datos y prueba piloto.
4.- Fin de prueba piloto: Análisis de resultados.
5.- Inicio de puesta en marcha: Puesta en marcha y comprobación de los objetivos e hitos según el planning previsto.
6.- Fin de la colaboración en la puesta en marcha: Análisis de resultados y grado de satisfacción del cliente
SOPORTE
Finalmente, una vez completada la fase de implantación, cobra protagonismo el servicio a brindar al cliente. Es de especial trascendencia el soporte en concepto de una atención técnica ágil y personalizada, ya sea telefónica, vía e-mail o por cualquier otro medio on-line, que garantice una operación continua para la empresa.
El cliente necesita poder disponer también de una web del fabricante donde se recojan todas las noticias relacionadas con su aplicación, así como una “base de datos del conocimiento”, donde resolver las dudas más habituales sobre el manejo del software o sobre determinados conceptos inherentes al uso del mismo.
Es importante también un seguimiento comercial del cliente, ya que en función del éxito obtenido en su implantación, podrá ir implementando nuevos módulos o funcionalidades que mejoren o complementen su gestión.
Además, han de estar activas vías de comunicación con la empresa para atender sus sugerencias y necesidades, que eventualmente pudieran ser incluidas en versiones posteriores, o que generasen algún tipo de personalización si fuera el caso.
Por último, un importante factor de éxito es disponer puntualmente de nuevas versiones donde se recojan los cambios legales, las citadas sugerencias y necesidades de clientes o los avances tecnológicos llevados a cabo por el fabricante.
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